Un nombre historique de nouvelles entreprises se sont créées en France depuis le premier trimestre 2020. Partiellement gelées avec le confinement, les inscriptions ont explosé sur les derniers tiers. La majorité de ces boîtes sont majoritairement développées dans le monde du digital. Elles sont, par conséquent, souvent totalement dématérialisées. Pour ces dernières, des outils comme MyPeopleDoc se sont révélés révolutionnaires.
Un coffre-fort électronique pour tous ses bulletins de paie
Le principe de MyPeopleDoc est simple. Pourtant, il offre de nombreuses facilités à ses utilisateurs. C’est un outil particulièrement apprécié des entreprises digitalisées, car il permet de dématérialiser l’ensemble des fonctionnalités demandées par un service RH. Par conséquent, sur une même plateforme, ce portail RH permet de numériser et d’archiver les documents essentiels. Cette numérisation permet alors aux salariés de bénéficier d’un accès digital direct, entre autres, à leur bulletin de paie et autre documents officiels.
La particularité de ce service est que, contrairement aux adresses mails ou aux espaces cloud qui peuvent être créés dans le cadre d’un emploi, par exemple, l’espace MyPeopleDoc est totalement lié à l’utilisateur. Le salarié conserve ainsi un accès depuis son espace personnel à tous ses documents même s’il quitte l’entreprise, par exemple pour aller travailler au Japon. Il suffira à l’employeur d’arrêter la synchronisation instantanée pour que les deux espaces ne soient plus reliés. Selon les projets futurs du salarié, le portail peut être réutilisé au sein de sa nouvelle entreprise ou bien totalement supprimé. Il pourra, bien sûr, télécharger les documents qu’il souhaite conserver avant cela.
Les avantages d’un compte sur MyPeopleDoc pour les salariés et employeurs
Des deux côtés de l’entreprise, le portail MyPeopleDoc assure de nombreux bénéfices. Il va sans dire qu’un salarié, d’autant plus aujourd’hui, peut être amené à beaucoup se déplacer ou à être particulièrement attentif à son empreinte écologique. Avec la dématérialisation du parcours RH, depuis la signature du contrat aux bulletins de paie, les gains de papier sont énormes. En effet, cette plateforme peut aussi servir à signer le contrat virtuellement, de manière protégée et cryptée. Le salarié comme l’employeur gagnent du temps sur le processus.
De plus, ce portail assure une protection très poussée des données qu’elles stockent. Ainsi, les documents administratifs qui sont postés tant par le service RH que conservés par le salarié sont strictement cryptés. MyPeopleDoc assure en effet un cryptage militaire, par un chiffrement AES 256 bits. Non seulement les informations sont cryptées, les pertes sont également limitées. La sauvegarde automatique de ce type de plateformes est bien plus fiable que le stockage papier.
L’activation par code pour un compte fonctionnel
Le plus pratique avec ce système est qu’il ne demande pas d’installation ou de connaissances particulières. Si les notions de cryptage et de dématérialisation peuvent effrayer, c’est en réalité tout simple d’accéder à son compte MyPeopleDoc. Du côté du salarié, il suffit de se rendre sur la page d’accueil de la plateforme et d’y demander une invitation. Celle-ci sera envoyée par mail. Il s’agira de la confirmer pour qu’elle soit transmise au service RH ou au service chargé de gérer le coffre-fort numérique de l’entreprise.
L’employeur communique ainsi à son employé le code d’activation qui assurera sa première connexion au portail. Il suffira de suivre un URL et d’y renseigner l’adresse et le code d’activation demandés. Puis, une simple confirmation par adresse e-mail permettra de valider l’accès au compte. Dès à présent, le salarié dispose d’un accès à l’ensemble des documents qui lui sont dédiés au sein du coffre-fort électronique de sa boîte. Il y aura donc accès aussi longtemps qu’il le souhaite, même une fois hors de l’entreprise. Il faudra toutefois veiller à ne pas laisser son compte inactif plus d’un an, auquel cas le compte pourrait être supprimé par la plateforme. Plutôt que d’oublier d’y retourner, autant veiller à bien télécharger les documents à longue conservation.
